CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG

Ngày đăng: 24/06/2011 14:33:28

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG TỔNG HỢP
 

A. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về các công tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường; điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc.
Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường.
B. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Chủ trì tổng hợp và lập các chương trình và kế hoạch công tác của trường tổ chức theo dõi và đôn đốc hoạt động của các đơn vị trong trường thực hiện chương trình, kế hoạch.
2. Chủ trì tổng hợp làm báo cáo của trường, lập các biểu và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường;
3. Tham mưu, chủ trì xây dựng và tổ chức triển khai các hoạt động phát triển thương hiệu của Trường ở trong nước;
4. Chủ trì sắp xếp lịch công tác tuần của Trường; tổ chức soạn thảo các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Trường;
5. Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu, bao gồm: xây dựng, chương trình, kế hoạch. lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng chủ trì;
6. Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ giúp Hiệu trưởng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của trường và các quy định khác do Trường bàn hành;
7. Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của trường, đóng dấu và quản lý con dấu; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng; cấp giấy phép; làm thẻ viên chức và thẻ sinh viên hệ đại học chính quy và các hệ cấp bằng đại học chính quy của trường và sao lục văn bản của cấp trên theo quy định của Hiệu trưởng;
8. Đầu mối quản lý đào tạo ngắn hạn có cấp chứng chỉ của Trường. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan in, cấp và quản lý các loại phôi chứng chỉ đào tạo ngắn hạn;
9. Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức Cán và các đơn vị có liên quan, tổ chức Hội nghị đại biểu cán bộ, viên chức hàng năm, các hội nghị chung và các sự kiện của trường theo nhiệm vụ phân công của Hiệu trưởng;
10. Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng của Trường; thường trực Hội đồng thi đua trường;
11. Chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng hoặc các Phó Hiệu trưởng theo yêu cầu.
12. Đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Trường (trừ khách quốc tê). Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận tiện, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt;
13. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết của Ban Giám hiệu đi công tác trong nước.
14. Chủ trì, phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô của Trường. Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp; vệ sinh, phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Chủ tịch Hội đồng trường và các phòng họp do Phòng trực tiếp quản lý. Đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường làm việc;
15. Quản lý in và chủ trì với các đơn vị trong trường để phát hành các loại hồ sơ tuyển sinh, in các tài liệu phục vụ cho chỉ đạo quản lý của Trường, các loại giấy tờ, sổ sách của trường;
16. Chủ trì, phối hợp với Phòng Hợp tác Quốc tế, Phòng Tài chính Kế toán mua sắm, cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm của trường theo quy định;
17. Phối hợp với Phòng Quản trị Thiết bị cấp phát văn phòng phẩm cho lãnh đạo nhà trường theo quy định;
18. Phối hợp với Công đoàn trường và các đơn vị liên quan và gia đình làm thủ tục tang lễ khi cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng, sinh viên của trường qua đời và thực hiện hiếu, hỷ theo quy định hiện hành;
19. Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính “một cửa”, ứng dụng CNTT và công tác văn phòng. Hướng dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng …) cho viên chức các đơn vị tổ chức thuộc trường;
20. Cấp cơ sở quản lý toàn diện về nhân sự. Đề xuất nhu cầu và phối hợp với đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng của Phòng theo đúng quy định hiện hành;
21. Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trong Phòng;
22. Chủ động phối hợp với các đơn vị chức năng: đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức và lao động hợp đồng thuộc Phòng quản lý;
23. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Trường;
24. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao